نحوه ­سازماندهی فضا­های اداری با توجه به نقش های تعریف شده در هر شرکت اعم از (ساختار، دفتر، پذیرش ارباب رجوع و فنآوری به کار رفته در دفتر) تأثیر به سزایی در  خلق حس فضایی آن دارد. از سوی دیگر، تأکید بر رابطه انسان ­ها و نحوه ارتباط آنها در  سازمان دهی امور بیش از هر چیز از اهمیت بسزایی برخوردار است. طرح خوب می­تواند میزان بازدهی و رضایت از کار را افزایش و وقفه های ایجاد شده در روند کار به حداقل برسد.

پیشرفت های حاصله در زمینه­ی ذخیره، بایگانی، اشتراک­گذاری و گردآوری اطلاعات ارتباطات، سخنرانی ­ها و گرد­همایی ها تغییرات عمده­ای در فضای دفتر های کار ایجاد کرده است. افزایش میزان تنش­های جسمی و روحی باعث توجه بیشتر به محیط های کاری شده است نیاز به فضای کافی، آزادی عمل برای چیدمان مبلمان، تهویه و نورپردازی مناسب از جمله تمهیدات طراحی اداری به شمار می آید. حدود  ۶۵ درصد زمان کاری روزانه، در محیط های کاری محدود و حدود ۱۰ درصد آن در محیط های گسترده سپری می شود.

 ساختمان­ های اداری مدرن، در مجموع به سه دسته تقسیم می­شوند :

پلان بسته، پلان آزاد و پلان آزاد اصلاح شده

 نچه باعث تمایز این سه دسته از یکدیگر می­شود عبارتست از :  

میزان انعطاف پذیری لازم در طراحی

میزان حریم خصوصی بصری و صوتی مورد نیاز

هزینه های اولیه و چرخه­ی زندگی

پلان بسته

در ساختمان­های اداری پلان بسته، دیوارها و تیغه ­های جداکننده، تمام ارتفاع اتاق را می­پوشانند و فضا را به دفتر های جداگانه با درهای مجزا تقسیم می­کنند. دفتر های شخصی معمولاً در کنار دیوارهای پنجره دار قرار می­گیرد. امور اداری نیز، در ایستگاه های کاری اطراف راهرو یا در اتاق های مشترک انجام می­شود.

امتیازات

کنترل محیط توسط هر فرد، امنیت، ایجاد حریم بصری، تفکیک فیزیکی، دید به بیرون، امکان استفاده از مبلمان سنتی یا مدرن.

معایب

بازده کمتر نسبت به دفتر های پلان آزاد، انعطاف پذیری کم به ویژه در پاسخ به تغییرات ایجاد شده در زمینه ی فنآوری اداری، هزینه­ی بالای تغییر مکان، محدود بودن ارتباط اشخاص و گروه ها با  یکدیگر، نیاز به سیستم های مکانیکی گسترده تر.

پلان آزاد

در ساختمان های پلان آزاد، ایستگاه های کاری در یک فضا قرار می­گیرند و هیچ دیوار یا دری تا ارتفاع سقف نیست. امکانات اداری نیز، در اتاق هایی با دیوار هایی از کف تا سقف و درهای مجزا قرار می­گیرد.

امتیازات

استفاده از فضا با بازده بیشتر، انعطاف زیاد در طراحی، آسان بودن ارتباطات.

معایب

هزینه های اولیه ی بالا، عدم وجود حریم بصری، نداشتن دید به بیرون، پایین بودن قدرت کنترل محیط.

پلان آزاد اصلاح شده

در دفتر های پلان آزاد اصلاح شده، عناصری از هر دو حالت با یکدیگر ترکیب می­شوند. این کار با قرار دادن ایستگاه های کاری در محل های مشخص و استفاده از مبلمان اداری انجام می­شود و سایر مبلمان دفترهای خصوصی و امکانات اداری در اتاق های محصور قرار می­گیرد.

محاسبات تقسیمات فضا

محاسبات زیربناهای لازم

فضای لازم برای دفتر ها در دو قسمت محاسبه می شود.

فضای لازم برای اشخاص (فضای استانده ی لازم برای هر شخص * تعداد افراد) + فضای لازم برای نیازهای جنبی + ضریبی (معمولاً ۱۵ درصد) برای ارتباطات اصلی.

فضای لازم برای موارد دیگر غیر از فضای لازم برای افراد ( یعنی اتاق ماشین آلات، کتابخانه ها و فضاهای مشابه آنها که در آن اندازه ی وسایل و تجهیزات مهمتر از تعداد کارمندان در تخمین فضای لازم است) باید بر اساس تخمین از روی نمونه های خوب یا قابل قیاس + ضریب اضافی برای مسیرهای ارتباطات اصلی محاسبه شود.

 اعداد مربوط به میانگین زیر بنای لازم برای هر ایستگاه کاری و کارمندان یک سازمان و بدون احتساب مدریت به شرح زیر است : 

۳۰ درصد                    ۳.۶۰ – ۴.۶۰ متر مربع

۵۵ درصد                     ۷ – ۹          متر مربع

۷۵ درصد                     ۹ – ۱۵    متر مربع

فضاهای لازم برای هر کارمند، به عواملی چون نوع کار، استفاده­ از تجهیزات و دستگاه­ های مربوطه، میزان خلوت لازم، میزان مراجعین از بیرون و نیاز به انبار و نگهداری بستگی دارد.

میانگین زیربنای لازم برای هر ایستگاه کاری تا سال ۱۹۸۵، بین ۸-۱۰ مترمربع بوده که در آینده به ۱۲-۱۵ مترمربع خواهد رسید. حداقل زیربنای لازم برای ایستگاه های کاری دفترها : دفتر های مجزا حداقل ۸-۱۰ مترمربع (بسته به پیمون شبکه) و دفترهای پلان آزاد حداقل ۱۲-۱۵ مترمربع.